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Chapitre 1 : Définitions |
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Définitions |
1. |
a) "administrateur" : un membre en règle élu et nommé au conseil d’administration du CAA-ACA. b) "membre en règle" : désigne un membre en règle qui a payé ses frais d’adhésion pour l’année en cours. c) "membre observateur" : désigne un membre tel que défini à l’article 17 des présents règlements généraux. d) "officier" : un membre en règle élu et nommé par le conseil d'administration e) "règlement" : désigne tout règlement de la corporation en vigueur à l'époque pertinente. f) "règlements généraux " : les présents règlements généraux. g) Corporation : LE CAA-ACA
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Chapitre 2 : Dispositions générales |
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Section I : |
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Objet |
Objet |
2. |
L’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements, reconnu par la Loi sur les syndicats professionnels (L.R.Q. S-40), est régit par ces règlements généraux, . |
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Section II : |
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Appellation |
Dénomination sociale |
3. |
LA dénomination sociale est : L’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements. |
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Acronyme |
4. |
L’acronyme est : CAA-ACA. |
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Section III : |
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Identification |
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Logo |
5. |
Le logo de l’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements est celui qui apparaît ci-dessous :
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Garde |
6. |
Le logo est gardé à son siège social. |
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Section IV : |
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Territoire |
Territoire |
7. |
L’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements couvre tout le territoire de la province de Québec. |
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Section V : |
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Mission |
Mission |
8. |
La mission de l’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements est de Préserver la pérennité du conseil financier indépendant par la promotion et la défense des intérêts professionnels communs aux membres et par le regroupement de ceux-ci sous la bannière d’une voix forte pour les représenter.
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Section VI : |
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Modification et révocation |
Modification |
10. |
Les règlements du Regroupement. Indépendant des Conseillers de l’Industrie Financière du Québec peuvent être modifiés ou révoqués par la majorité des membres du conseil d’administration lors d’une réunion dûment convoquée à cette fin et ne pourront être en vigueur tant qu’ils n’auront pas été ratifiés par le vote de ou 50 pourcent plus un (50% + 1) des membres présents à une assemblée générale ou à une assemblée générale spéciale voir article 35. |
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Section VII : |
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Procédures de délibération |
Procédures |
11.
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Les assemblées et réunions de toute instance de l’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements sont régies selon les dispositions de la dernière édition de l’ouvrage de Victor Morin intitulé Procédures des assemblées délibérantes.
En cas de divergence entre les dispositions de cet ouvrage et ces présents règlements généraux, ces derniers doivent prévaloir. |
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Section VIII : |
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Éthique
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Devoirs |
12. |
Toute personne appelée à siéger au sein de l’une des instances de l’Association Canadienne des Anciens Conseillers en Assurances & Investissements ou déléguée par celui-ci pour le représenter, doit : a) agir avec diligence dans l’intérêt du CAA-ACA; b) respecter les principes d’éthiques et les règles de déontologie prévus aux articles 321 à 330 du Code civil du Québec c) informer le conseil d’administration de son intérêt personnel lorsqu’elle juge que cela est nécessaire dans l’intérêt du CAA-ACA; d) éviter de se placer dans une situation où ses intérêts personnels risquent de s’opposer ou s’opposent à ceux du CAA-ACA; e) s’abstenir de prendre part à toute discussion ou délibération dans le cadre de laquelle ses intérêts personnels risquent de s’opposer ou s’opposent à ceux du CAA-ACA; f) ne pas faire usage de renseignements ou de documents confidentiels au préjudice du CAA-ACA en vue d’obtenir directement ou indirectement un avantage pour elle-même ou pour autrui; g) dans l’exercice de ses fonctions, un membre en règle du CAA-ACA, doit prendre des décisions indépendamment de toute considération politique partisane; h) un membre en règle du CAA-ACA qui a un intérêt direct ou indirect dans un organisme, une entreprise ou une association qui met en conflit son intérêt personnel et les devoirs de sa charge doit, le plus tôt possible et sous peine de sanction prise par le conseil d’administration, déclarer par écrit cet intérêt au président du CAA-ACA et doit s’abstenir de participer à toute délibération ou décision portant sur l’organisme, l’entreprise ou l’association dans lequel il a cet intérêt. En outre, il doit se retirer de la séance pour la durée des délibérations relatives à cette question. |
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Déclaration |
13. |
Toute situation présentant un conflit d’intérêts ou l’apparence de conflit d’intérêt d’un membre en règle du CAA-ACA doit être portée à l’attention du conseil d’administration. |
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Chapitre 3 : Structure |
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Section I : |
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Membres |
Catégories de membres |
14. |
Le CAA-ACA est formé de deux (2) catégories de membres, soit les membres en règle et les membres observateurs. |
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Membre en règle |
Membre en règle |
15. |
Peut être membre en règle toute personne qui détient un droit de pratique découlant le la LOI sur la distribution des produits et des services financiers et dont la responsabilité principale consiste à donner du conseil à des consommateurs et, qui complète le processus d’adhésion tel que défini à l’article 22 des présents règlements généraux. Toute adhésion sera sujette à l’approbation finale par le conseil d’administration.
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Membre observateur |
Membre observateur |
17. |
Peut être un membre observateur toute personne invitée par le conseil d’administration pour une période de temps inférieur à 12 mois. |
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Fonction des membres observateurs |
18. |
Les membres observateurs n’ont pas de droit de vote. |
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Droit de vote |
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Droit de vote |
19. |
Chaque membre en règle possède un (1) droit de vote. |
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Suspension et expulsion |
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Suspension et expulsion |
20. |
Le conseil d’administration peut suspendre, pour la période qu’il détermine, ou peut expulser tout membre qui : a) ne respecte pas le présent règlement ou tout autre règlement du CAA-ACA; b) porte préjudice au CAA-ACA par ses actes, paroles, écrits ou sa conduite générale ou c) néglige ou refuse de se soumettre à une décision du conseil d’administration ou de l’assemblée générale, après avoir été dûment mis en demeure par écrit de ce faire par le conseil d’administration. |
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Résiliation |
Résiliation |
21. |
Tout membre du CAA-ACA peut résilier son adhésion par avis écrit expliquant ses motivations, adressé au président et expédié au siège social du CAA-ACA. |
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Section II : |
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Adhésion |
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Critères d’adhésion |
22. |
Toute personne qui désire devenir membre en règle du CAA-ACA doit remplir le formulaire d’adhésion et le faire parvenir au siège social avec le paiement des frais d’adhésion annuel.
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Étude des candidatures |
23. |
La candidature d’une personne peut être refusée si jamais le conseil d’administration le juge opportun. |
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Section III: |
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Frais d’adhésion annuel |
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Frais d’adhésion |
24. |
Le conseil d’administration propose une résolution concernant les frais d’adhésion annuel à l’assemblée annuelle ou à l’assemblée annuelle spéciale. Le paiement des frais d’adhésion annuel se fera par prélèvement bancaire mensuel ou par paiement annuel. |
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Durée de l’adhésion |
25. |
Le statut de membre en règle est attribué pour une période de 1 an à partir de la date de paiement de la première demande d’adhésion, conformément à l’article 22.
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Section IV : |
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Assemblée générale annuelle |
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Assemblée générale annuelle |
26. |
L’assemblée générale annuelle des membres en règle du CAA-ACA a lieu au mois de mai de chaque année ou durant le mois suivant si jamais des contraintes l’obligent. |
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Pouvoirs |
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Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle |
27. |
L’assemblée générale annuelle des membres peut notamment : a) Élection des 7 membres du conseil d’administration; b) Adopter le procès verbal de toute assemblée annuelle précédente; c) Adopter les états financiers; d) Recevoir le rapport du vérificateur financier externe de l'année précédente; e) Recevoir le rapport annuel du directeur général et du président; f) Recevoir le bilan des activités du CAA-ACA pour l’année précédente; g) Déterminer les orientations et priorités du CAA-ACA; h) Donner un mandat au conseil d’administration; i) Adopter la résolution sur les frais d’adhésion annuelle;
Le tout sous réserve des pouvoirs qui lui sont octroyés par la Loi et par ces règlements généraux. |
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Composition |
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Composition |
28. |
L’assemblée générale annuelle du CAA-ACA est composée des membres en règle, de membres observateurs et de membres potentiels mais seuls les membres en règles ont le droit de vote. |
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Avis de convocation |
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Avis de convocation |
31. |
Un avis de convocation à l’assemblée générale annuelle est envoyé à chacun des membres en règle au moins trente (30) jours avant la date fixée pour sa tenue. |
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L’avis de convocation doit préciser la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale annuelle. Il doit être remis ou expédié par courrier ordinaire ou électronique à chacun des membres à sa dernière adresse apparaissant aux registres des membres du CAA-ACA.
Un ordre du jour ainsi que les documents s’y rapportant doivent être envoyés à chaque membre au moins dix jours (10) avant la date fixée pour sa tenue. |
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Quorum |
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Quorum |
32. |
Le quorum à toute assemblée générale annuelle est celui des membres présents. |
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Vote |
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Vote |
33. |
Pour chaque assemblée générale annuelle des membres, chaque membre en règle dispose d’une (1) voix. |
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Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers (1/3) des membres présents ayant le droit de vote. |
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Vote par procuration |
34. |
Le vote par procuration n’est pas autorisé. |
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Majorité |
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Majorité |
35. |
À moins que la Loi ou les présents règlements n’y pourvoient autrement, les décisions sont prises à la majorité simple, soit 50% des membres en règle présent plus 1 vote.
En cas d’égalité des voix, le président du CAA-ACA a un droit de vote supplémentaire qui peut être exercé. |
Section V : |
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Assemblée générale spéciale |
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Assemblée générale spéciale |
36. |
Les membres du CAA-ACA peuvent être convoqués à une assemblée générale spéciale suite à une résolution du conseil d’administration ou une pétition signée par au moins 50 membres en règle, ou dix pourcent (10%) selon le plus élevé, adressée au président, expédiée au siège social et comportant l’ordre du jour de l’assemblée.
Une assemblée générale spéciale ne peut porter que sur les pouvoirs réservés à une assemblée générale et son ordre du jour ne peut être modifié. |
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Composition |
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Composition |
37. |
L’assemblée générale spéciale du CAA-ACA est composée des membres en règle du CAA-ACA. |
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Avis de convocation |
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Avis de convocation |
40. |
Un avis de convocation à l’assemblée générale spéciale est envoyé à chacun des membres en règle au moins vingt (20) jours avant la date fixée pour sa tenue. |
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L’avis de convocation doit préciser la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale annuelle. Il doit être remis ou expédié par courrier ordinaire ou électronique à chacun des membres à sa dernière adresse apparaissant aux registres du CAA-ACA.
Un ordre du jour ainsi que les documents s’y rapportant doivent être envoyés à chaque membre au moins dix jours (10) avant la date fixée pour sa tenue |
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Quorum |
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Quorum |
41. |
Le quorum à toute assemblée générale spéciale est celui des membres présents |
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Vote |
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Vote |
42. |
Pour chaque assemblée générale spéciale des membres, chaque membre en règle dispose d’une (1) voix. |
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Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers (1/3) des membres présents ayant le droit de vote. |
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Vote par procuration |
43. |
Le vote par procuration n’est pas autorisé. |
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Majorité |
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Majorité |
44. |
À moins que la Loi ou les présents règlements n’y pourvoient autrement, les décisions sont prises à la majorité simple, soit 50% des membres en règle présent plus 1 vote.
En cas de d’égalité des voix, le président du CAA-ACA a un droit de vote supplémentaire, qui peut être exercé. |
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Section VI : |
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Conseil d’administration |
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Conseil d’administration |
45. |
a)Le conseil d’administration est composé de 7 membres élus par l’assemblée générale annuelle à titre d’administrateur, dont un à titre de président, et un second à titre de vice-président et se réunit au besoin et un minimum de six (6) fois par année. |
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Pouvoirs |
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Pouvoirs |
46. |
Le conseil d’administration a pleins pouvoirs pour administrer le CAA-ACA et ses biens et pour autoriser et planifier ses activités, sous réserve des droits des membres ou des présents règlements. Il a notamment les pouvoirs suivants : a) s’assurer de la mise en œuvre d’un Plan d’action annuel; b) choisir les officiers du CAA-ACA; c) s’assurer de la mise en application et du respect de tout règlement du CAA-ACA; d) régir les activités des groupes de travail et comité e) préparer un bilan des activités réalisées par le CAA-ACA; f) embaucher ou congédier le directeur général du CAA-ACA; g) créer tout groupe de travail jugé utile à l’atteinte de la mission et des mandats du CAA-ACA; h) disposer de tout contrat ou de tout autre acte susceptible de lier le CAA-ACA; i) Étudier les candidatures des nouveaux membres; j) administrer les finances du CAA-ACA; k) doter le CAA-ACA de règles de régie interne
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Devoirs |
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Devoirs |
47. |
Le Conseil d’administration du CAA-ACA a les devoirs suivants : a) préparer un projet de Plan d’action et des Prévisions budgétaires pour l’exercice financier subséquent du CAA-ACA; b) présenter à l’assemblée générale annuelle des membres un bilan des activités réalisées par le CAA-ACA au cours d’un exercice financier ainsi que les États financiers vérifiés; c) évaluer le rendement du directeur général conformément à la Politique de gestion de régie interne.
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Composition |
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Composition |
48. |
Le conseil d’administration du CAA-ACA est composé de sept (7) membres en règle élus par l’assemblée générale annuelle et au maximum trois (3) de ces membres ne peuvent parvenir d’un même réseau. |
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Candidature au poste d’administrateurs et de président |
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Nomination |
49. |
Un membre en règle présente sa candidature en remplissant le formulaire présenté en annexe II |
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Éligibilité |
50. |
Éligibilité au poste d’administrateurs |
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Seuls les membres en règle peuvent poser leur candidature au poste d’administrateur et de président du CAA-ACA. |
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Durée du mandat des administrateurs |
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Durée du mandat |
51. |
La durée du mandat des administrateurs est de un (1) an. Les administrateurs entrent en fonction immédiatement à la suite de l’assemblée générale annuelle. |
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Rééligibilité des administrateurs |
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Rééligibilité |
52. |
Un administrateur sortant en charge est rééligible comme administrateur. |
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Démission d’un administrateur |
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Démission |
53. |
Tout administrateur peut démissionner par avis écrit adressé au président et remis ou expédié au siège social du CAA-ACA. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire. Son poste est dès lors considéré vacant. |
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Destitution d’un administrateur |
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Destitution |
54. |
Tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, avec ou sans motif, par les membres ayant le droit de l’élire réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée à la majorité simple. L’administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.
Le conseil d’administration peut destituer un administrateur qui fait défaut d’assister à deux (2) réunions du conseil d’administration et ce, sans excuse légitime dans l’opinion des membres du conseil. |
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Vacance |
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Vacance |
55. |
Toute vacance au sein du conseil d’administration peut être comblée par le conseil d’administration au moyen d’une simple résolution; la vacance sera comblée, si possible, par le candidat non élu ayant obtenu le plus de vote lors de l’assemblée générale. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. |
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Convocation |
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Convocation |
56. |
Un officier du conseil d’administration ou trois(3) administrateurs peuvent convoquer une réunion du conseil d’administration du CAA-ACA. Un avis de convocation accompagné de l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration ainsi que les documents s’y rapportant sont envoyés à chacun des administrateurs au moins sept (7) jours à l'avance.
L’avis de convocation doit préciser la date, l’heure et le lieu de la réunion. Il doit être remis ou expédié par courrier ordinaire ou électronique à chacun des administrateurs à sa dernière adresse apparaissant aux registres du CAA-ACA. |
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Participation par téléphone |
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Participation par téléphone |
57. |
Un administrateur peut participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à la réunion. Cet administrateur est, en pareil cas, réputé assister à la réunion. Toute réunion du conseil d’administration peut être également tenue de la même manière. |
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Quorum |
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Quorum |
58. |
Le quorum à toute réunion du conseil d’administration est quatre (4). Tout administrateur participant à la réunion de la manière spécifiée à l’article 57 est réputé présent à la réunion. |
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Vote |
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Vote |
59. |
Tout administrateur a droit à un (1) vote et toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président ou un administrateur ne demande le scrutin secret. Si le vote se fait par scrutin secret, le secrétaire du conseil agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis aux réunions du conseil. En cas de d’égalité des voix, le statut quo prévaut. |
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Consensus |
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Consensus |
60. |
Nonobstant toute disposition contraire ou plus précise relativement à la majorité requise, les participants aux réunions du conseil d’administration du CAA-ACA doivent chercher le consensus de préférence au vote. |
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Section VII : |
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Les officiers |
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Composition |
61. |
Les officiers sont le président, un(1) vice-président pour l’est, un (1) vice-président pour l’ouest, le secrétaire-trésorier ainsi que trois ainsi que deux (2) administrateurs. Ils sont nommés par les administrateurs du C.A. |
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Président |
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Président |
62. |
a) Le président siège au conseil d’administration et s’assure que le conseil se comporte conformément aux règles qu’il s’est donné. b) Il s'occupe des relations avec les partenaires; c) Il voit à ce que les délibérations du conseil d’administration soient équitables, ouvertes, complètes et rationnelles mais aussi efficaces, productives, positives, opportunes et ordonnées. d) Il informe les membres du conseil d’administration de toutes les questions jugées pertinentes. e) Il peut signer les effets bancaires, corporatifs et tous les documents officiels de la corporation. f) Il supervise le travail du directeur général. |
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Vice-président |
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Vice-président |
63. |
a) Le vice-président assiste le président dans ses fonctions; b) Il remplace le président lorsque ce dernier est incapable d’agir; c) Il peut signer les effets bancaires, corporatifs et tous les documents officiels de la corporation. |
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Directeur général |
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Secrétaire |
64. |
a) Le directeur général agit également comme secrétaire du CAA-ACA; b) S’il n’y a pas de directeur général engagé, le conseil d’administration désigne un secrétaire-trésorier; c) Il supervise le travail des groupes de travail; d) Il n’a pas de droit de vote; e) Il peut signer les documents officiels du CAA-ACA après approbation du conseil; f) Il est autorisé à accepter et à signer tout contrat ou de tout autre acte susceptible de lier le CAA-ACA conformément à la Politique de gestion de régie interne du CAA-ACA après approbation par le Conseil; g) Il recherche de nouvelles sources de financement pour l'atteinte des objectifs du CAA-ACA; h) Il guide, supervise et évalue le rendement des employés; i) Il crée, maintient et développe des relations harmonieuses auprès des intervenants pouvant influencer l’atteinte des objectifs du CAA-ACA; j) Il voit à dissiper tout malentendu au sein des membres du CAA-ACA afin que règne l’esprit de concertation qui est la source de la création du CAA-ACA; k) S’assure du suivi des décisions prises et des résolutions adoptées par le CAA-ACA et remplit toutes les charges qui lui sont attribuées par le CAA-ACA. |
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Secrétaire-Trésorier |
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Trésorier |
65. |
a) Il voit à la saine gestion financière du CAA-ACA; b) Il contrôle la tenue des livres du CAA-ACA; c) Il voit à la rédaction des procès-verbaux et à la bonne gestion des archives du CAA-ACA; d) Il voir à la convocation de chacune des réunions du conseil d’administration et des assemblées; e) Il est autorisé àsigner les effets bancaires; f) Il veille au respect de la Politique de gestion de régie interne du CAA-ACA; g) Il peut signer les effets bancaires, contractuels, corporatifs et tous les documents officiels du CAA-ACA; h) Il fait un rapport des finances de la corporation lors de l’assemblée générale annuelle.
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Section IX : |
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Les Groupes de travail |
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Groupes de travail |
66. |
Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge à propos, créer différents groupes de travail.
Ces groupes relèveront directement du conseil d’administration qui en choisira les représentants, fixera la procédure à suivre, les pouvoirs et la durée de leur mandat. Tout membre en règle du CAA-ACA peut être membre de tout groupe créé par le conseil d’administration. |
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Section X : |
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Chapitre 4 : Affaires financières |
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Section I : |
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Exercice financier |
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Exercice financier |
68. |
L’exercice financier s’étale du 1er janvier au 31 décembre. |
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Section II : |
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Vérification |
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Vérification |
69. |
Le vérificateur ou expert-comptable est nommé chaque année par les membres du CA. Aucun administrateur ne peut être vérificateur ou expert-comptable. Si le vérificateur ou expert-comptable cesse d’exercer ses fonctions, pour quelque raison que ce soit, avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur. |
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Section III : |
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Signataires des effets bancaires |
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Signataires |
70. |
Le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier sont autorisés à signer les effets bancaires.
Deux signatures sont obligatoires. |
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Section IV : |
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Pouvoirs d’emprunt |
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Pouvoirs d’emprunt |
71. |
Le conseil d’administration du CAA-ACA peut et doit, au besoin, faire des emprunts et/ou négocier une marge de crédit pour assurer sa pérennité et peut donner toute garantie permise par la loi pour assurer le paiement de ces emprunts et des autres obligations de l’association.
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Section V : |
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Indemnisation et assurance |
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Indemnisation des administrateurs |
72. |
Les membres du conseil d’administration du CAA-ACA sont indemnisés pour les dépenses encourues pour leur participation aux activités du CAA-ACA selon les modalités prévues à la Politique de remboursement. |
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Assurance administrateur |
73. |
Un administrateur est protégé par une assurance administrateur qui est prise par le CAA-ACA à chaque année. |
POLITIQUE DE REMBOURSEMENT
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Sous la responsabilité du conseil d’administration |
Adoptée le Amendée le |
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Principe général |
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01 |
Tous les frais de déplacement et les frais de voyage réclamés par les membres du conseil d'administration, les employés et les consultants à honoraires réalisant des mandats pour le CAA-ACA doivent être approuvé avant d’être engagé. |
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Les frais de transport |
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02 |
Les frais de transport sont remboursés pourvu qu'une preuve de déplacement soit présentée et qu'ils soient justifiés. |
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03 |
Aucun frais de transport n'est payable lorsque la personne engagée à honoraires effectue un déplacement à l'intérieur d'un parcours routier de 50 kilomètres de sa principale place d'affaires. Les frais de stationnement sont par contre remboursés ou présentation d’une pièce justificative. |
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04 |
L'indemnité applicable pour l'utilisation d'une automobile personnelle est celle recommandée annuellement par Revenu Canada pour chaque kilomètre parcouru. |
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Les frais de repas |
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05 |
Les frais de repas sont remboursés pourvu qu'ils soient justifiés (factures). |
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06 |
Les indemnités pour les frais de repas pendant un déplacement sont les suivantes: Déjeuner 10,00 $ Dîner 14,00 $ Souper 26,00 $ |
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Les frais d'hébergement |
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07 |
Les frais d'hébergement sont remboursés pourvu qu'une preuve de déplacement soit présentée et qu'ils soient justifiés. |
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08 |
Les indemnités d'hébergement sont les suivantes: Les régions métropolitaines de Québec et de Montréal 110,00 $ Les autres régions 90,00 $ |
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09 |
Si, en raison de circonstances exceptionnelles, des frais de repas et d'hébergement sont supérieurs aux maximums prévus, ils peuvent être remboursés sur explications jugées valables par le trésorier. |